A quien no se le ha pasado la fecha de aniversario de bodas, cumpleaños, o le cuesta ir a una dirección conocida, especialmente en paises latinoamericanos como Venezuela y Costa Rica, donde muchas veces las direcciones son "tan complicadas". Es lo que pasa cuando le dejamos a nuestra mente, la responsabilidad de recordar actividades repetitivas, función para la cual no está diseñada, y que nos puede causar estres.
Hoy domingo en Feliz y Saludable les contamos como ser más productivo y controlar el estres con pequeñas tareas que tenemos que hacer cada día, pero que si no hacemos, postergamos, olvidamos, nos pueden causar problemas.
Como referencia casi obligada en estos temas, David Allen ha publicado la versión castellano de su segundo libro Ready For Anything con el título Sé más eficaz. El libro es una recopilación de 52 ensayos sobre diferentes facetas de la productividad personal. En estos ensayos David Allen explica los fundamentos de la productividad personal y da consejos prácticos.
Sé más eficaz es una obra complementaria al primer libro de David Allen, Organízate con Eficacia. Si ya conoces el método GTD, Sé más eficaz, puede ayudarte a refinar tu sistema de productividad porque explica el contexto de los principios detrás de GTD y explica porque funciona el método. Además el libro contiene algunos trucos que no están explicados en Organízate con Eficacia.
Regla de los 2 minutos
“Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones requieren tus tareas cuando aparecen — no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estas haciendo (y no haciendo) en cualquier momento."
Sin saberlo muchas de las recomendaciones del GDT ya las tenía incorporadas en mis actividades diarias.
Para registrar la información utilizo varios medios: el más sencillo una libreta y boli, en segundo lugar mi cuaderno, lleno uno grande cada dos o tres meses, una Palm PDA, Personal Digital Assistants, y la internet.
Cuando quiero registrar a una persona de mi familia acudo a la página familiar que administro desde 2007, "Nuestra Familia", ahi están registrados hasta 24 momentos importantes de mi familia cercana, extendida, y política, fechas de cumpleaños, nombres de esposos, hijos, y hasta una pequeña reseña de cada persona. La página me hace de forma automática un reporte: "Nuestra Familia News" que envia a mi correo principal.
Para la mayoría de mis contactos registro la información en Google, especificamente en "contactos" de Gmail. Trato de guardar toda la información relevante como nombre completo, correo electrónico, cumpleaños, si tiene páginas web, incluso clasifico a mis contactos por grupos a fin de facilitar cualquier comunicación o contacto posterior. Como actividad rutinaria hago una copia de seguridad de estos datos.
Ya cuando vivia en España y ahora en Costa Rica, utilizo el GPS para registrar prácticamente todas las direcciones que no están ya programadas en el software y que me interesa tener en un momento dado, como la de clientes, familiares, amigos, sitios de interés, etc. Normalmente guardo las coordenadas geográficas, latitud y longitud, como una forma bastante resumida y exacta de guardar las direcciones.
Una de las principales actividades que realizo, mi trabajo con Herbalife, requiere una gran cantidad de actividades repetitivas, como cualquier actividad laboral. En este caso uso varias herramientas, desde E-mails alerts de la página Investor Relations, para recordar proximos eventos y publicación de los estados financieros, hasta los grupos de información de Yahoo y Google, para tener claro el panorama de actividades del mes, de la semana y del trimestre. En el caso del Grupo de Información del cual soy responsable, freedom-lifestyle, hago recordatorios automáticos de 10 minutos, un día, una semana o mas según la distancia que debo recorrer para acudir al evento, como puede ser una Reunión de Oportunidad de Negocios HOM, dos veces a la semana, un Quick Start o STS, mensual, un FSL cuatrimestral, o nuestro Congreso o Extravaganza Anual.
Para mantener relaciones profesionales uso los Grupos de Información de Yahoo y las redes sociales, sean profesionales o no. Las principales páginas que uso: Linkedin, para Estados Unidos, Xing para Europa, Facebook para todo el mundo y Hi5 para las generaciones mas recientes. Es increible la gran cantidad de información que la gente publica en estas páginas, incluídas fotos.
Finalmente, este blog, Feliz y Saludable, aunque abierto a todos ustedes, es una herramienta básica para organizar las informaciones que me llegan, los escritos que hago, y las experiencias que voy viviendo cada día y que merecen ser registradas para su posterior utilización ya sea a titulo personal o en una reunión o evento.
Si les gustó o pareció util, o tienes otras prácticas que puedan enriquecer esta entrada, te invitamos a dejar tu comentario. Feliz 2 de mayo 2010, día de la Madre en España, uno de los paises que más queremos. Tu entrenador personal de bienestar y amigo, Rafael Vilagut, rafavilagut@hotmail.com
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